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Dieci consigli per un meeting virtuale di successo

meeting virtuale di successo

Laddove per successo intendo che tutti i partecipanti lasciano il meeting con grande soddisfazione e con la sensazione di aver ben impiegato il loro tempo.

Organizzare un meeting virtuale di successo non è scontato. Ma questo l’ho capito solo da quando il COVID ci ha costrette a ricorrere al virtuale come modalità primaria di comunicazione.

Sono fortunata perché il mio lavoro di coach si svolgeva online già da prima del COVID. Quello come formatrice interculturale, invece, avveniva in presenza, ma non è stato difficile adattarlo allo schermo.

 

 

La mia intenzione di lanciare un gioco che avevo speso mesi a progettare, testare e perfezionare, e che richiede l’interazione di persona, invece, è stata brutalmente frustrata dall’emergenza. Da lì il mio bisogno di trasportare il più possibile al virtuale l’idea del gioco. Ho cominciato a inventare giochi nuovi e adattarne di vecchi, e a testare il tutto con la comunità di Expatclic.

Sempre per la comunità di Expatclic, da quando il COVID ci ha sconvolto le vite, ho organizzato decine di incontri virtuali di svariatissimo tipo: dai caffè/aperitivi per quattro chiacchiere a veri e propri webinar tematici, da tavole rotonde sulla carriera portatile a lezioni di yoga, pilates, fitness, e molto ancora.

Ho dunque imparato davvero tantissimo in questi ultimi mesi per quanto riguarda l’organizzazione di un meeting virtuale di successo. Di seguito condivido i miei consigli principali.

L’organizzazione comincia quando nasce l’idea

A meno che il meeting virtuale lo eroghiate voi, dovete, prima di tutto, capire alcune cose della o delle persone che lo animeranno. Quanta familiarità hanno con il software che andrete a usare? Quanto a loro agio si sentono a parlare in pubblico? I contenuti che presenteranno saranno davvero in linea con quanto promettono? Hanno una personalità spumeggiante e ciarliera, o sono piuttosto timide e riservate?

Non potrete certo cambiare la personalità delle persone che animeranno il vostro incontro virtuale, ma potete sicuramente prepararvi in un senso o in un altro. Cercate di capire il più possibile sulla persona. Anche se avete poco tempo a disposizione, una chiamata previa vi aiuta a capire chi presenterete al vostro pubblico. Vi aiuterà anche a comunicare chiaramente quello che vi aspettate, ma soprattutto quello che NON vi aspettate.

Meeting ben comunicato, meeting mezzo salvato

La comunicazione precedente all’incontro è fondamentale per un meeting virtuale di successo. In due sensi: primo, perché serve a spiegare esattamente cosa possono aspettarsi i partecipanti e a creare aspettativa. Chi arriva carico di aspettativa (che non verrà delusa perché avrete spiegato al meglio quali saranno i contenuti dell’incontro) contribuisce all’immediato a creare un’atmosfera calda e inclusiva. Ascolterà con entusiasmo, concentrazione, e partecipazione, mettendo così a suo agio l’oratore, che a sua volta darà il meglio di sé.

A proposito di atmosfera calda e inclusiva

Non dovete mai dimenticare che quello che avete davanti in un meeting, qualsiasi sia il suo scopo, è un gruppo unito, come qualsiasi gruppo culturale, dalla comunanza dello scopo. Però, come qualsiasi gruppo culturale, al suo interno ospita elementi diversi tra loro, dal punto di vista della personalità, delle esperienze pregresse e del grado di coinvolgimento nell’argomento. Ignorare ciò che può derivare da queste differenze è un grosso errore. Non potete aspettarvi che tutti scattino sull’attenti se richiedete un’opinione o un intervento, né che tutti reagiscano con lo stesso entusiasmo a uno stimolo. Il segreto per un meeting virtuale di successo è di essere in grado di capire rapidamente le differenze tra i vari partecipanti, e trovare la modalità comunicativa adeguata per portarli tutti verso l’obiettivo. Non forzerò a parlare una persona molto timida e che necessita di più tempo per sentirsi a suo agio nel gruppo, così come non zittirò bruscamente una personalità verbosa.

Non lasciate niente al caso

Quanto più il meeting è preparato nei dettagli, tanto più tutto filerà liscio. Anche se a volte può sembrare difficile stilare minuziosamente la sequenza di azioni, interventi e proposte, è molto importante avere un programma stabilito in precedenza. E questo programma dev’essere SCRITTO. A computer o su un foglio di carta che terrete di fianco a voi, ma ben accessibile alla vista. Sarà la vostra lanterna nel momento in cui dovessero presentarsi delle difficoltà.

Preparate bene tutto il materiale necessario

E’ super importante che qualsiasi materiale prepariate per il meeting, sia a portata di mano e ben ordinato. Se preparate un power point, assicuratevi che tutto sia presentato impeccabilmente e che il file si trovi in un punto accessibile. Non vorrete certo mettervi a frugare tra tutti i vari folder del computer quando avete un gruppo di persone in linea che pendono dalle vostre labbra.

Nel caso d’incontri che richiedono l’uso di più documenti e immagini, trovate un sistema col quale vi sentite a vostro agio. Quando do i miei webinar sui giochi, io preparo esattamente la sequenza dei giochi che proporrò, e me la scrivo su un quaderno che ho sempre di fianco al computer. Per l’occasione, pulisco bene il desktop, cancellando immagini e documenti che non mi servono, e spostando gli altri in folder specifici, e ci metto su tutto il materiale che avrò bisogno durante il webinar, ben contrassegnato in folder che portano il nome del gioco.

Date a tutti il benvenuto e scaldate l’atmosfera

Se vi trovaste in una stanza ed entrassero via via i partecipanti alla vostra iniziativa, probabilmente vi alzereste ad accogliergli, stringereste loro la mano, o magari dareste loro anche un paio di baci sulle guance. Bene, dovete riuscire a fare lo stesso virtualmente, nel modo che più vi viene spontaneo e che si confà alla vostra personalità. Qualunque questo sia, è importante che i partecipanti si sentano accolti con calore. E’ anche importante scaldare l’atmosfera. Non precipitatevi sull’argomento dell’incontro senza aver scambiato due parole o fatto un piccolo scherzo che scioglie l’atmosfera. Se conoscete un simpatico rompighiaccio da fare online, fatelo. Anche se il vostro gruppo è composto da persone di culture orientate al risultato, ricordate che trovarsi faccia a faccia su uno schermo, senza contorno e senza distrazioni, può risultare difficile e limitare l’interazione, che dev’essere incoraggiata creando la giusta atmosfera, soprattutto tra persone che s’incontrano per la prima volta.

Assicuratevi che tutti sappiano usare il software

Nel caso d’incontri interattivi, è importante che tutti i partecipanti siano in grado di lavorare sul software che state usando. Passare un po’ di tempo a spiegare la meccanica e a fare delle prove non è tempo sprecato. Mette i partecipanti a proprio agio e assicura una maggiore interazione.

Attenzione alla privacy

La privacy dei vostri partecipanti è importantissima. Se dovete registrare il meeting, assicuratevi che tutti ne siano coscienti e non contrari. Non obbligate nessuno a usare la webcam, a meno che sia necessario per il buon svolgimento del meeting. Non diffondete mai dettagli personali né indirizzi di posta elettronica senza previo consenso.

Mantenete lo sguardo a 360°

Durante tutto l’incontro è importante mantenere una visione a 360° dei partecipanti. Se il gruppo è molto numeroso, potete farvi assistere da un moderatore che avrà come solo compito il controllare che tutti siano rilassati, che non ci siano sui loro volti espressioni perplesse o confuse, e che non tentino di parlare senza essere ascoltati. Create un’atmosfera nella quale potete star sicure che ogni partecipante si senta a suo agio a esprimersi e a chiedere chiarimenti in caso di confusione.

Un incontro virtuale di successo non finisce quando si chiude lo schermo

A fine meeting è importante compiere un altro passo, e cioè consolidare la connessione che si è creata con la partecipazione. Mandate un messaggio conclusivo. Questo può contenere link e risorse che sono state citate durante l’incontro o semplicemente un ringraziamento. Non condividete gli indirizzi dei partecipanti, a meno che siate state autorizzate a farlo.

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Come dicevo sopra, ho gestito decine d’incontri di ogni tipo in questi ultimi mesi, e partecipato ad altrettanti. Non ho imparato solo dai miei errori, ma anche da quelli degli altri. Ci vogliono tempo e concentrazione per arrivare a organizzare un incontro virtuale di pieno successo, ma è un’esperienza appagante.

Se avete bisogno di ulteriori idee o informazioni, scrivetemi.

 

Claudia Landini
Dicembre 2020
Foto di ImmagieFotografia

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