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5 cose da tenere a mente per evitare problemi nei webinar (e 1 da usare in caso di disastro)

Partecipare a webinar organizzati da altri è sempre un’ottima occasione per imparare nuove cose nella loro gestione. In questo post vi racconto le lezioni che ho tratto da un webinar a cui ho partecipato recentemente, in cui molto è andato storto.

 

Non nominerò il webinar in questione, nè chi l’ha organizzato. Sono tutte persone e professionisti di gran cuore e talento, e mi dispiace che abbiano vissuto un’esperienza simile. Esperienza assolutamente non sprecata, perchè sono sicura che abbiano imparato tanto quanto me su cosa bisogna fare per evitare problemi nei webinar. Quantomeno dal punto di vista tecnico.

Il webinar si svolgeva con GoToMeeting, un software che io ho abbandonato per abbracciare Zoom, sostanzialmente per motivi di prezzo. Solo dopo averlo fatto mi sono resa conto di quanto avessi guadagnato anche in immediatezza e facilità di gestione degli incontri online. Zoom è decisamente più semplice e quello che è successo durante questo webinar ne è la prova.

Tutto è andato benissimo fino a quando non siamo stati suddivisi in breakout rooms. A quel punto si è presentato il primo problema. La persona che doveva guidare la presentazione (nella mia breakout room quantomeno) non riusciva a condividere il suo schermo. Il bel power point che aveva preparato per scaldare il gruppo e trasmettere quello che voleva comunicare è rimasto inutilizzato.

 

evitare problemi nei webinar

 

Nel frattempo ha dovuto improvvisare su due piedi un modo alternativo per condurre l’incontro. Cosa che ha fatto in modo eccellente e nonostante si manifestassero in continuazione altri problemi, minori, ma ugualmente invasivi.

Naturalmente la concentrazione dei partecipanti sull’argomento è svanita come neve al sole. Eravamo tutti presi dal provare varie possibilità per dar modo al nostro leader di condurre la sua presentazione.

Ad un certo punto sul mio schermo (e quello di alcuni altri) è comparsa una scritta che avvisava che le breakout rooms stavano per essere sciolte. In realtà, non solo abbiamo continuato a stare nella stanza che ci era stata assegnata, ma abbiamo anche visto comparire i leader delle altre due breakout rooms, una delle quali non si è resa conto del forzato trasloco e ha continuato a parlare – senza che noi potessimo sentirla!

 

evitare problemi nei webinar

Quando ormai il tutto aveva assunto contorni talmente comici da farci dimenticare la tristezza per la mancata presentazione, tutto si è spento, di colpo e irrimediabilmente. O quantomeno questo è quello che è successo a me. Un messaggio che annunciava che il meeting era finito, e che mi ha riportata bruscamente alla solitudine della mia stanza e alle mie riflessioni.

Ecco dunque cos’ho imparato da questo webinar non propriamente di successo:

1. E’ fondamentale conoscere a fondo il software che si usa

Non sono certo la prima a dirlo, ma ci tengo a ribadirlo. Non ci si può improvvisare in queste circostanze. E’ imperativo conoscere bene i comandi da usare e saperli spiegare ai partecipanti per evitare problemi nei webinar.

2. E’ importante fare delle prove

Facendo delle prove mirate a scoprire quello che ancora non abbiamo capito del software, riduciamo quasi completamente il rischio di trovarci in situazioni che sfuggono al nostro controllo. Chiunque può aiutarci: colleghi, amici, famigliari. Si tratta di fare un test di pochi minuti che può salvare il webinar.

3. Partecipante avvisato, mezzo salvato

Se non vi sentite completamente fiduciosi con una funzione o l’altra, vale la pena di avvisare i partecipanti. Non c’è niente di male nell’ammettere che non riuscite proprio a controllare una determinata caratteristica. Io ad esempio fatico a vedere le notifiche della chat di Zoom quando presento un power point a schermo intero. Mentre lotto per venirne a capo, avviso sempre i partecipanti ai miei webinar del fatto che se hanno domande devono farmele a voce.

4. Avere sempre, sempre un Piano B

Se non siete di quelle persone abituate a gestire lo stress e a improvvisare creativamente, è indispensabile avere un piano B. A seconda dei casi questo potrebbe includere:

  • un’attività da proporre se qualcosa è andato storto
  • un messaggio pronto indirizzato ai partecipanti (se il numero è gestibile) in cui si avvisa di collegarsi a un altro link o si spiega che è successo un problema tecnico e il webinar è rimandato
  • far subentrare un’altra persona nella presentazione o spiegare che l’agenda è leggermente (o pesantemente) modificata per questo o quel motivo.

5. Fidarsi dei partecipanti

Può capitare che alcuni partecipanti siano più ferrati di noi nell’uso di quel determinato software. Se ammettiamo con sincerità di trovarci nei guai, una soluzione potrebbe arrivare da uno di loro. Non preoccupiamoci di mostrarci vulnerabili, e ascoltiamo (e proviamo) i loro suggerimenti.

6. Sottolineare l’aspetto comico della faccenda

Forse non funzionerà con tutti, ma la maggior parte delle persone in genere sono propense a una bella risata di gruppo. Se proprio non riuscite a raddrizzare la situazione, mettetene in risalto il suo lato comico e stimolate i partecipanti a prenderla come un’occasione per divertirsi e alleggerirsi.

Ci vuole pratica per arrivare a capire esattamente cosa fare per evitare problemi nei webinar. Con la profusione di risorse online e le guide offerte dai software stessi, si può però quantomeno arrivare abbastanza rapidamente a essere rilassati almeno da un punto di vista tecnico. Solo allora ci occuperemo di tanti altri aspetti ugualmente, o forse più importanti.

 

Claudia Landini
Ginevra, Svizzera
Giugno 2020
Foto principale di Gabriel Benois su Unsplash

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